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德恒研究|奏响商业秘密保护“三步曲”全面构筑企业商业秘密保护坚固防线

作者:小律 发布时间:2024-06-12点击:

作者李颖  北京德恒(长沙)律师事务所 合伙人
 

导语

商业秘密是企业的无形资产,是企业核心竞争力的重要体现。保护好商业秘密不仅能够有效规避商业秘密侵权风险,维护企业经营安全,而且能使企业在激烈的市场竞争中持续保持竞争优势,立于不败之地。那么,企业应该如何保护商业秘密呢?下面作者教你奏好“三步曲”,全面构筑起企业商业秘密保护坚固防线。

第一步 知密定密 

       企业应根据商业秘密相关法律法规,结合本企业生产经营特点,通过穷尽式列举方法,识别企业所有商业信息,依法确定本企业商业秘密保护范围,形成保密清单。企业商业秘密保护范围包括:(1)技术信息,指与技术有关的结构、原料、组分、配方、材料、样品、样式、植物新品种繁殖材料、工艺、方法或其步骤、算法、数据、计算机程序及其有关文档等信息;(2)经营信息,指与经营活动有关的创意、管理、销售、财务、计划、样本、招投标材料、客户信息、数据等信息;(3)其他符合商业秘密构成要件的商业信息。

       企业确定商业秘密范围时,可参考下列因素:(1)商业信息的经济价值,包括信息已产生的现实经济价值和待挖掘的潜在经济价值;(2)投入成本,即企业取得该商业信息所付出的成本大小;(3)商业信息泄露后可能产生的经济损失和危害;(4)商业信息被竞争对手研发获取或者反向工程的难易程度;(5)商业信息被竞争对手获取后可能产生的价值;(6)商业信息采取保密措施所需的成本和难易程度等。


第二步 管密控密

       企业应从四个方面入手做好管理工作。首先,做好涉密人员的管理,确保“人进人出”有章可循。包括从“人进”到“人出”,全流程规范好入职、履职、离职等工作,并做好员工的商业秘密保护教育和培训工作,不断增强员工商业秘密保护的主人公意识。其次,做好涉密载体管理,确保涉密载体安全。涉密载体一般包括以文字、数据、符号、图形、图像、视频和音频等方式记录商业秘密信息的各类纸质文件、存储介质(磁性介质、光盘、U盘、硬盘、服务器等)等其他介质。涉密载体应妥善保存、归档登记。再次,做好涉密区域管理,确保办公安全。企业应按照涉密信息及其载体的密级、性质等,将办公场所划分为涉密区域、办公区域、外部接待区域三级。下列部门或场所应列为涉密区域,采取涉密管理措施:(1)产品研发设计、实验室、重要生产场所、信息存储的数据中心等;(2)信息管理、财务、人力资源等部门;(3)涉密档案室,涉密产品、物品、载体等存放场所;(4)企业认为其他应列为涉密区域的场所。对涉密区域张贴保密标识,并采取物理隔离和访问管理方式做好安全管理。最后,做好涉密设备管理,做到“谁使用、谁保管、谁负责”。加强对涉密设备(包括处理或存储商业秘密信息的台式机、便携机、一体机、平板等各类计算机等)的管理控制,实行标志管理,登记造册,并由专人管理,按权限使用,领用应履行登记手续,并严格控制使用范围;对于涉密计算机宜使用云桌面系统办公,以将工作数据存储在内部云服务器上,不宜存储在涉密计算机的本地存储中;涉密设备进行维修、报废前,应履行审批手续,同时进行登记备案,并由专人拆卸涉密存储设备,或备份后删除涉密数据信息等。

       总之,所谓管密控密就是“留痕”。“留痕”就是要注意保留企业在商业秘密管理过程中的文件记录,这些不仅是我们商业秘密管理必须的过程文件,而且是事后商业秘密的维权的重要证据。而且因为“留痕”是由每个具体的人做的事情,所以在这个过程中,会不断地提升员工的保密意识,提高企业员工商业秘密保护的警觉性。


第三步 保密护密

       企业应制定泄密事件应急处置预案建立应对处置流程,包括:采取保护措施防止涉密信息进一步扩散,将损失与危害控制在最小范围内;调查泄密原因、涉事人员以及事件责任人等;收集并固定证据;启动内部处罚或外部维权;形成报告和改进方案。

       护密的重要工作之一就是证据收集。在企业发现商业秘密可能被泄露或侵权时,应从以下几个方面收集并固定证据,一是企业对其主张的商业秘密享有权利的证据,包括体现商业秘密的载体、电子数据、存证证明等,必要时要进行数据提取;二是企业对商业秘密采取保密措施的证据,包括保密制度,与员工签订的保密协议等其他保密措施;三是商业秘密不为公众所知悉的证据,必要时可委托鉴定机构出具非公知性鉴定报告;四是商业秘密具有经济价值的证据,包括商业秘密的现实价值与潜在价值,必要时可委托评估机构进行价值评估;五是泄密人员相关信息,包括身份信息、工作信息、财产信息等;六是商业秘密被侵犯的证据,包括被披露或被使用的证据、泄密途径等,必要时可委托鉴定机构进行鉴定;七是企业因侵权产生的损失以及侵权人的获利等。

       在商业秘密侵权纠纷案件中,法院对证据的要求很高,使得原告举证责任重。所以,证据的保存重在平时,前期保护和管理工作高质有效,后期维权诉讼才能事半功倍。

       当前国际经济形势下,经济安全重于泰山,须臾不能放松。企业安全,国家更安全。安全是企业可持续发展的基础和保证。商业秘密保护是企业安全的重要屏障,是企业持续生存和可持续发展的关键。我们中国的企业必须更加重视和抓好商业秘密保护工作,奏响商业秘密保护“三步曲”,切实筑牢安全“防火墙”,护航企业安全运营,推动企业高质量发展。


声明:
本文由北京德恒(长沙)律师事务所律师原创,仅代表作者本人观点,不得视为北京德恒(长沙)律师事务所或其律师出具的正式法律意见或建议。如需转载或引用本文的任何内容,请注明出处。
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